A infraestrutura de TI é uma parte crucial da cadeia operacional de empresas de vários setores. Por meio de ferramentas de software, profissionais podem tornar os seus fluxos de trabalho mais eficientes e com mais mobilidade. Mas, como o custo do investimento em TI é geralmente alto, muitos gestores precisam reduzir os seus gastos na área ou torná-los mais precisos. Nesse sentido, diversas estratégias podem ser adotadas para que a empresa tenha uma real capacidade de reduzir custos em TI sem perder a qualidade nos processos.
Ao encontrar esse equilíbrio, a empresa pode se tornar mais competitiva no mercado. Confira abaixo quais são as mais eficazes:
Invista em computação na nuvem
A computação em nuvem é uma das principais tendências do mercado. Ela auxilia empresas não só a otimizar o custo em TI, mas também a ter mais mobilidade operacional e recursos escaláveis. Além disso, por serem flexíveis, soluções de cloud computing podem beneficiar várias áreas da empresa.
Equipes que atuam com o desenvolvimento de software, por exemplo, podem usar máquinas virtuais na nuvem e, assim, ganhar agilidade no desenvolvimento, manutenção e testes de sistemas. Se o provedor de nuvem tiver a opção de gerenciamento dos servidores virtuais, a equipe de desenvolvimento ainda se libera das tarefas de administração de sistemas – como o gerenciamento do sistema operacional, atualizações de softwares, monitoramento da disponibilidade do servidor – e pode se concentrar na criação de funcionalidades para o sistema. Dessa forma, é possível atuar com um time mais produtivo.
Virtualize servidores
Sua empresa não atua com desenvolvimento de software? Nesse caso, a virtualização de servidores também pode ser utilizada para a execução de aplicações corporativas, ampliando a disponibilidade dos dados ao mesmo tempo que reforça a segurança das informações. Ao permitir a contratação de recursos conforme a demanda do cliente, o cloud computing possibilita que empresas de menor porte tenham acesso à mesma tecnologia de ponta utilizada por grandes corporações sem precisar fazer altos investimentos em infraestrutura.
Profissionais de setores administrativos podem utilizar ferramentas que são licenciadas por meio do SaaS (Software as a Service, ou Software como Serviço, em português) para diminuir os seus gastos com licenciamento de software a médio e longo prazo. Nesse modelo de negócios, a empresa paga pelo acesso a uma ferramenta (um ERP, por exemplo) baseada na nuvem de acordo com o número de usuários. Assim, os gastos relacionados a manutenção de licenças que não estão em uso são eliminados.
Para reduzir os custos de armazenamento de dados, ganhar mais mobilidade e tornar a troca de arquivos mais segura, a empresa pode implementar serviços de disco virtual. Todos os arquivos mais importantes serão sincronizados com um ambiente na nuvem, contratado sob demanda. Como consequência, dados poderão ser enviados para parceiros comerciais com mais segurança e os gastos com a manutenção de servidores locais são eliminados ou reduzidos drasticamente.
Adote o BYOD
Sigla para Bring Your Own Device, algo que em português pode ser traduzido como Traga o Seu Próprio Dispositivo, o BYOD é uma política de gestão em que os funcionários de uma empresa são autorizados a utilizarem equipamentos pessoais no ambiente de trabalho. Dessa forma, o negócio consegue reduzir custos com TI e, ao mesmo tempo, ampliar o nível de satisfação interna. Da mesma forma, índices de produtividade e engajamento passarão por melhorias, uma vez que todos os profissionais terão uma ferramenta de trabalho mais adequada com as suas necessidades.
A redução de gastos com tecnologia proporcionada pelo BYOD se dá com a diminuição da necessidade da empresa investir na troca de equipamentos de TI. Esse processo passará a ser responsabilidade de cada profissional. Como consequência, o negócio terá uma infraestrutura de TI com máquinas mais poderosas e atualizadas, uma vez que profissionais tendem a trocar os seus dispositivos com uma frequência maior do que a maioria das empresas.
Estabeleça indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho fazem parte da rotina de várias empresas. Nesse cenário, as métricas de desempenho (ou apenas KPIs) podem ser implementadas para que empreendimentos consigam avaliar o sucesso das suas estratégias de gestão e, assim, identificar problemas nas suas rotinas. Além disso, adotados corretamente, os KPIs podem servir como uma forma de rastrear com precisão gargalos operacionais e outros pontos que necessitem de melhorias.
Para que seja eficaz, um indicador deve ser planejado de acordo com o perfil do negócio e padrões definidos pelo mercado. Caso um KPI esteja muito abaixo da real capacidade de um time, por exemplo, ele pode impedir a empresa de otimizar os seus processos e, ao mesmo tempo, criar uma falsa noção de eficiência. Por outro lado, métricas muito elevadas podem criar um ambiente com alto nível de estresse, onde profissionais trabalham acima de sua capacidade para atingir as suas metas, mas acabam errando com maior frequência.
Por isso, fazer o monitoramento constante do desempenho da empresa e da equipe é importante. É com esse acompanhamento que você conseguirá enxergar qual área consome mais, qual precisa de ajuste e, assim, otimizar os processos. Ter a TI em nuvem facilita o monitoramento, pois permite, entre outras funções, consultar diariamente os indicadores e gerar alertas de consumos.
Gerencie projetos com metodologias adequadas ao perfil da empresa
A gestão de projetos de TI é fundamental para que times consigam atingir os seus objetivos e entregar um produto de acordo com o planejamento inicial. Diante disso, o gestor de TI deve adotar uma metodologia eficaz, que se adapte a diferentes cenários e seja alinhada com a meta de cada projeto. Assim, ele irá conseguir cumprir prazos e manter um trabalho com um nível de excelência elevado.
Em projetos que precisam de mais flexibilidade e entrega rápida de funcionalidades, por exemplo, metodologias ágeis podem ser implementadas. Um exemplo é a metodologia DevOps, que une o time de desenvolvimento e operações da empresa. Essa metodologia integra as duas equipes, tornando mais fluida a comunicação entre os colaboradores e mais ágil o desenvolvimento de um projeto.
A empresa também pode optar por metodologias que foquem no desenvolvimento modular de grandes sistemas ou aplicações com baixo nível de bugs e falhas de segurança. Diante disso, metodologias mais tradicionais podem ser utilizadas para garantir uma maior chance de sucesso do projeto.
Use ferramentas para otimizar os trabalhos
Montar uma infraestrutura de TI de qualidade já foi muito mais caro e lento do que é hoje. Com a transformação digital, processo no qual a tecnologia é usada para melhorar o desempenho das empresas no mercado e garantir resultados melhores, ficou mais fácil para organizações menores se tornarem mais competitivas.
As ferramentas de SaaS ilustram bem o conceito de transformação digital e são uma ótima opção para otimizar os recursos e manter a qualidade dos processos. Hoje, existem muitas alternativas no mercado que as empresas podem adotar de forma rápida, com qualidade e custo baixo. Um exemplo são as suítes de ferramentas de software, como o G Suite (Google) e o Office 365 (Microsoft).
A computação em nuvem também é uma possibilidade para a redução dos custos em TI, pois a ativação do servidor pode ser feita em minutos, permitindo que a empresa comece a utilizar todos os seus recursos imediatamente.
Integre equipes
A integração entre equipes é crucial para que o setor de TI tenha uma rotina de trabalho com alto nível de colaboração e eficiência. Gestores podem utilizar políticas operacionais como o DevOps para unir times e manter uma rotina de trabalho com gastos reduzidos e um número de conflitos menor. Nesse sentido, vale destacar que essa estratégia deve exigir planejamento, mas que se for implementada corretamente, as rotinas do negócio terão um grande impacto.
Projetos de desenvolvimento serão realizados com um número de erros reduzido e, diante do número de retrabalho menor, todos se manterão mais aderentes a prazos. A melhora no fluxo de trabalho torna o atendimento de times de suporte mais eficaz e preciso. Como consequência, o tempo necessário para eliminar um problema (assim como o seu impacto) é reduzido.
Capacite os profissionais
Ter uma equipe qualificada é essencial para o crescimento de uma empresa. As pessoas que sempre buscam se atualizar e ampliar os seus conhecimentos têm mais facilidade em encontrar soluções para os desafios que possam surgir no seu negócio. Por isso, procure contratar profissionais que entendam que o mundo está passando por uma transformação digital e que se esforcem para acompanhar essas mudanças.
Além disso, crie uma cultura na qual o conhecimento seja um dos seus pilares principais. Estimule seus colaboradores a participarem de cursos, palestras, seminários e treinamentos no segmento de TI. Promova a capacitação e ganhe em produtividade.
Outra opção é contratar uma empresa especializada para determinados serviços. Deixe a equipe de TI livre para ajudar em setores mais estratégicos da empresa, como a área de vendas ou de marketing. Além de ter um time qualificado e exclusivo para melhorar os processos internos do seu negócio, a equipe de TI pode aprender novos métodos com os profissionais da empresa especializada e, consequentemente, criar novas soluções.
Automatize os processos
Automatizar processos é uma das principais estratégias para reduzir custos em TI e ainda manter a qualidade. Quando uma empresa investe em ferramentas de automação ela consegue:
- concentrar em uma plataforma todas as suas atividades;
- reduzir o tempo de realização dos processos;
- minimizar as falhas nos serviços;
- diminuir os gastos com infraestrutura e equipe.
Ainda tem dúvidas? Então imagine que a sua empresa precisa acessar alguma informação no banco de dados. Porém, no momento da consulta, alguém percebe que houve falhas no backup e todos os dados se perderam. É uma situação complicada e que pode prejudicar o desempenho da empresa. Para evitar qualquer incidente interno ou externo, o ideal é instalar ferramentas de automação para garantir que o backup seja feito de maneira mais segura e eficiente.
Juntas, todas essas estratégias podem ajudar a sua empresa a reduzir os custos em TI e ainda melhorar os fluxos de trabalho.
