Plano de ação para TI: saiba como usar o 5W2H

Grande parte das atividades de uma empresa é suportada pela TI. Há uma tendência de virtualização cada vez maior dos negócios, e a gestão não deve prescindir de um plano que busque um alinhamento desse setor com seu planejamento estratégico. Para definir como a TI atenderá a essa expectativa, o 5w2h é uma forma de ajudar a encontrar as respostas necessárias.

Vamos explicar neste post a importância de se ter um plano de ação e como o uso do 5w2h vai ajudar a preencher os requisitos para um eficiente plano de TI.

Plano de ação da TI

O plano de ação da TI envolve a seleção e implementação de tecnologias para diversos fins. A gestão da empresa, por sua vez, tem o dever de conhecer, valorizar e incentivar o uso das tecnologias, buscando extrair o máximo dos recursos adotados.

O planejamento deve indicar como serão feitas algumas tarefas, como veremos a seguir.

O suporte às atividades da empresa

Dentro de uma organização, softwares são utilizados para as mais variadas funções. Sistemas para geração de planilhas e gráficos, criação de textos e apresentações são usados para o controle de processos, exposição de resultados e confecções de contratos. Temos também tecnologias para tratamento de imagens e vídeos, criação de vetores, animações etc.

Para cada atividade, seja produção, marketing ou gestão, sempre adotamos tecnologias específicas para desempenhar a tarefa ou aumentar a produtividade.

Comunicação entre as pessoas envolvidas

A comunicação entre os departamentos e com os consumidores geralmente é feita por e-mail, chat e outros aplicativos de mensagens. Assim, conseguimos uma integração forte entre os funcionários e com clientes e fornecedores. São feitos envios de portfólio, orçamentos, demonstrações de resultados e planejamento.

Temos ainda as atividades de suporte ao público, vendas, enfim; toda a comunicação depende de a tecnologia levar informações aos envolvidos nos processos e acompanhar o status das atividades.

A execução das atividades-fim

As tecnologias adotadas podem ter o uso direto nas atividades que são o núcleo dos negócios da empresa. Sistemas para elaboração de projetos visuais como CAD, ERPs e sistemas de comércio eletrônicos são exemplos de tecnologias que são essenciais para a existência de certas empresas de engenharia e varejo, por exemplo.

Mesmo que a tecnologia seja para sustentação das atividades-fim, os programas utilizados são fundamentais, pois por meio de softwares é feita a gestão de estoque, controle de vendas etc.

A estrutura de TI para suporte ao uso de tecnologias

Para o uso dessas tecnologias, é necessária uma infraestrutura de TI que deve incluiros itens abaixo:

– servidores e armazenamento de dados;

– computadores pessoais para as estações de trabalho;

– redes para comunicação e compartilhamento de dados;

– serviço de e-mail;

– sistemas de telefonia e PABx;

– sistema internos (gestão, RH, financeiro, atendimento ao cliente, etc.);

– outras tecnologias conforme o modelo de negócio.

A manutenção dessa estrutura demanda profissionais com competências diversas. Os gestores de TI precisam tomar decisões críticas no sentido de selecionar os fornecedores, coordenar a equipe e o uso dos recursos.

Escolhas na seleção de tecnologias e profissionais

Uma vez que a empresa estabeleceu seus objetivos em relação à sua estratégia de atuação no mercado e as metas que deverá alcançar, o setor de TI deve ter conhecimento desse planejamento estratégico. Então, ele apresentará para a gestão do empreendimento quais as soluções que o mercado oferece para dar suporte a essas iniciativas.

Os gestores deverão apresentar o orçamento disponível para a TI, e dessa relação entre os recursos disponíveis, necessidades e soluções acessíveis, temos a definição do plano de TI que atenderá aos objetivos da organização.

A escolha de tecnologias como hardware e software para aplicação das soluções apresentadas passa pela análise do que o mercado oferece, custos e oportunidades que inovações tecnológicas apresentam.

Enfim, são muitas as possibilidades e responsabilidades da TI para ajudar a empresa a manter suas operações e alcançar suas metas. Um método eficaz para ajudar a encontrar as melhores formas de atuar é o 5w2h.

Como usar o 5w2h para gerar um plano de TI eficaz?

5w2h é a sigla para seis pronomes em inglês, que são who, what, where, when, why, how mais a expressão how much. Significam: quem, o que, onde, quando, por que, como e quanto custa. É um método para se questionar os processos, diagnosticar soluções para os problemas e, assim, ajudar a empresas e seus setores a melhorarem continuamente.

Na elaboração do planejamento de TI, podemos usá-lo da seguinte forma.

What: O quê?

O “what” está relacionado às diversas funcionalidades que os sistemas deverão apresentar, bem como quais serão os dados de entrada, quais informações e em que formatos serão entregues etc.

Os seguintes questionamentos podem ser realizados para encontrar as soluções a essas demandas:

• Quais os objetivos ao entregar as informações? Exemplo: quais informações devem ser apresentadas sobre um produto para facilitar a venda?
• Quais as regras de negócios?
• Quais processos são seguidos entre a entrada e a saída de dados?
• Quais fornecedores temos no mercado?
• Quais tipos de arquivos serão utilizados?

Why: Por quê?

Usamos o “why” para tentar encontrar e dar justificativas claras para a adoção de tecnologias, alterações nos processos etc.

• Por que um software para ajudar a resolver certo problema é necessário?
• Por que devemos atualizar um sistema agora?
• Por que a empresa deve adotar um ERP e mudar seu modelo de gestão?

Who: Quem?

Identificação das pessoas envolvidas nos processos. Podem ser clientes, funcionários da empresa ou gestores.

• Quem acessará as informações A ou B?
• Quem lerá esses relatórios?
• Quem, entre os funcionários, terá permissões para acessar arquivos e recursos?
• Quem são os clientes que terão acesso premium, normal ou básico a um sistema?
• Quem são os fornecedores?
• Quem dará manutenção nos sistemas?

When: Quando?

Está relacionado ao momento em que uma solução deverá ser adotada e aos prazos disponíveis para execução de processos.

Questões relacionadas:

• Quando uma solução deverá estar acessível?
• Quando os usuários estarão aptos a utilizar os recursos?
• Quando os recursos financeiros estarão disponíveis?
• Quando os clientes deverão começar a usar um recurso?

Where: Onde?

São questões que levam ao entendimento, em termos geográficos e logísticos, de como será organizada a estrutura e onde os recursos serão aplicados — ou deverão estar disponíveis.

• De onde os clientes acessam seus produtos?
• Onde estão localizadas as franquias, filiais?
• Onde será implementada a estrutura de TI?
• Em quais lugares o suporte deverá atender a um chamado?

How: Como?

O “how” é a definição do modo de atuar para que cada uma das soluções seja implementada.

• Como é feita a instalação de um sistema?
• Como os clientes acessam meus produtos?
• Como é feito o registro de itens em estoque?
• Como é feita a contratação dos profissionais?
• Como o sistema será acessado por funcionários e consumidores?
• Como será realizada a comunicação entre os funcionários e o envio de arquivos?

How much: Quanto custa?

A TI sempre tem um orçamento limitado e que é definido pela gestão da empresa. A indicação dos recursos disponíveis para a aquisição de licenças, compra de equipamentos e contratação de profissionais é fundamental para a escolha de fornecedores e formação da equipe. Temos as seguintes perguntas:

• Qual o salário médio pago a profissionais júnior, sênior, master?
• Qual o preço da licença de um programa?
• É preferencial terceirizar a infraestrutura ao invés de adquirir todos os ativos necessários, como servidor e equipamentos de rede, além dos profissionais fundamentais para mantê-la?
• Pagar por uma licença ou usar software livre?

O 5w2h se mostra uma forma eficiente de ajudar a TI a encontrar as soluções e se organizar para atendê-las. Organiza também o modo como será feita a comunicação com a gestão, deixando claras as ações que a TI realizará em prol de seu pleno funcionamento.

Desse modo, vimos que elaborar um plano de TI é de grande valia para garantir que os recursos tecnológicos adotados estejam de acordo com as reais necessidades da empresa e dos clientes. Ajuda também a levar a um aprofundado uso das soluções implementadas, tornando-as assim mais vantajosas e aplicáveis.

O 5w2h entra como uma forma de nortear a formatação e aplicação do plano de TI, deixando-o mais claro no momento de realizar as escolhas tecnológicas que dão sustentação à empresa.