Mesmo com toda a cautela e análise diária, alguns custos ainda passam despercebidos pela contabilidade interna. São os custos ocultos, que acabam sendo descobertos apenas no balanço final, quando são apresentados os lucros e prejuízos, e nada mais pode ser feito.
Imagine você, administrador da empresa, sofrendo seguidos prejuízos sem se dar conta. E sem a capacidade de agir, justamente por desconhecer o problema! Para as pequenas empresas, o impacto é ainda maior e o resultado pode ser fatal.
Por isso, é essencial identificar esses custos ocultos e agir antecipadamente para transformar o prejuízo em lucro. Para lhe ajudar nessa tarefa, trouxemos neste post 7 dicas para você gerenciar eficazmente os custos ocultos. Confira!
Sete dicas para minimizar custos ocultos
1. Cuide do estoque
A falta de controle de estoque e a compra em demasia podem causar um excesso de inventário.
Não é sábio e nem viável comprar grandes quantidades de produtos que, muitas vezes, nem cabem nos alojamentos da empresa. Isso pode gerar prejuízos com furtos, avarias, perdas e imperfeições — e há ainda o custo de armazenagem, um dos maiores na logística.
Aliás, o inventário, por si só, já pode ser considerado um custo a mais. Afinal, dependendo do tamanho do negócio, não há como realizar tal operação sem a paralisação quase que completa das outras atividades da organização.
Além disso, é importante analisar o custo de oportunidade. Será que vale mesmo a pena estar com dinheiro imobilizado em estoque, ou há no mercado alguma opção mais rentável, com menor risco e esforço? Pense nisso. Um controle inicial e um planejamento correto podem evitar a necessidade de repetitivos inventários, diminuindo os custos acarretados pela ação.
2. Analise o fluxo das movimentações
O transporte ou manuseio desnecessário de mercadorias também é um custo recorrente que, muitas vezes, passa despercebido dentro das empresas.
Nesse caso, uma forma simples de melhorar a circulação dos produtos é fazer uma classificação ABC, e agrupar aqueles itens que mais vendem para facilitar sua operação.
Analise também o fluxo de suas operações — quanto mais viagens ou deslocamento, menor a produtividade. Então, faça o possível para manter o fluxo sequencial e contínuo.
Assim, é possível diminuir o esforço dos funcionários e disponibilizar as máquinas da forma correta, de acordo com as prioridades estabelecidas.
3. Desempenhe uma ouvidoria interna
As melhores ideias podem estar dentro de casa. Os funcionários são as pessoas que melhor conhecem sua empresa. Então, nada mais justo que ouvir aqueles que querem melhorar o seu ambiente de trabalho, certo?
É comum que os administradores busquem profissionais externos para ouvir ideias que poderiam surgir de dentro da própria empresa, a partir de sugestões dos colaboradores.
Quanto a isso, uma boa dica é criar um programa para incentivar e premiar as melhores ideias. Lembre-se: a capacidade de transformação já pode estar na empresa. Ouça, avalie e procure colocar em prática as ideias que forem viáveis.
4. Evite a produção excessiva
É comum ocorrer “conflitos” entre as áreas de logística, produção de fábrica e vendas. Em geral, a produção prefere manter a eficiência, por mais que isso signifique abarrotar o estoque com um produto que ainda não tem demanda. Já o setor de vendas acusa falta de produtos. E a logística, com o estoque cheio, fica sem poder receber novos itens para atender os pedidos do time de vendas.
Produzir em grande escala pode até ser uma maneira de evitar retardos na entrega para a clientela. Mas, se isso é feito sem um planejamento prévio ou estudo da capacidade de armazenamento e da demanda de vendas, pode levar à excessos, que, por consequência, levam ao desperdício e ao prejuízo.
Busque sempre melhorar a sua previsibilidade de demanda e tentar flexibilizar a produção, se esforçando para minimizar os lotes de produção.
5. Evite retrabalhos e produtos defeituosos
Esse é um dos prejuízos mais comuns — e, por incrível que pareça, um dos mais “aceitos” dentro das empresas.
O ato de fazer duas vezes o mesmo trabalho é um custo irrecuperável, pois os colaboradores poderiam estar realizando outras atividades que realmente agregam valor para o negócio. Uma situação contrária à política do “desperdício zero”.
Alguns exemplos de retrabalhos muito comuns em empresas são a dupla conferência (em alguns casos, até tripla conferência), o preenchimento manual de dados rotineiros que constam em sistema, e impressões erradas.
Além de tudo isso, a entrega de produtos defeituosos ou incorretos também traz descontentamento aos clientes, causando falta de credibilidade e o seu afastamento. Com certeza, um prejuízo imensurável, que nenhuma empresa quer nem planeja ter.
Diante disso, um intenso controle de qualidade e uma política de treinamento e aperfeiçoamento de funcionários podem ajudar na diminuição desses erros.
6. Elimine a “espera”
Outro desperdício recorrente nas empresas se dá quando alguns funcionários têm tarefas demais, enquanto outros estão de “braços cruzados”. Nas pequenas e médias empresas, essa brecha da “espera” não pode existir — a proatividade deve ser constante.
A linha de produtos também pode entrar em espera quando há um layout defeituoso, uma coordenação ruim ou equipamentos com falta de manutenção.
Nesses casos, a correta distribuição das tarefas, trazendo equilíbrio para o grupo de funcionários é a maneira mais eficiente de evitar o desperdício de tempo e, consequentemente, mais um custo oculto.
7. Fique atento ao uso da TI
Essa é uma área que nem todos os empresários dominam, por isso, é preciso ficar atento e questionar licenças em softwares não usados, custos excessivos com infraestrutura e manutenção, e soluções que não entregam o que prometem.
E aqui, mais uma vez, é importante analisar o custo de oportunidade. O dinheiro imobilizado em equipamentos não poderia estar sendo investido para gerar mais receita para seu negócio?
Considere adotar soluções de cloud computing, que tornam a operação mais otimizada, veloz e aumenta o controle e clareza do negócio.
Como sanar os custos ocultos na empresa
De fato, nas pequenas e médias empresas os orçamentos são mais limitados. Em contrapartida, o gestor normalmente consegue se inteirar melhor das operações da empresa. Ainda assim, é importante ter consciência de que eliminar permanentemente os custos ocultos é praticamente impossível.
Diferentemente de um investimento de risco, por exemplo — em que o administrador já está preparado para uma situação negativa — os custos ocultos são situações não planejadas. Mesmo que corriqueiras, e passíveis de ocorrer em qualquer negócio.
Com uma preparação correta, um planejamento prévio e a prática contínua, é mesmo possível atuar nas áreas que estão mais propensas a tais custos e diminuir consideravelmente os prejuízos.
Então, se você é administrador de uma PME, não deixe de aplicar as dicas deste artigo, adaptando-as à realidade da sua empresa, e garanta mais produtividade, equipe e processos mais organizados, e maior lucro — evitando os custos ocultos!
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