Todas as suas decisões produzem um forte impacto nas chances de crescimento da sua empresa. Por isso, o melhor a fazer é ter muito cuidado na tomada de cada uma delas. O problema é que, normalmente, o tempo disponível para avaliar e chegar às atitudes mais adequadas é escasso.
Para resolver essa situação, é preciso saber fazer uma boa gestão do tempo que você tem e buscar atuar mais estratégica do que operacionalmente. Confira as nossas dicas para gerenciar bem a sua agenda!
Calcule o custo de oportunidade
Advindo do ramo da economia, o conceito de “custo de oportunidade” trata da avaliação do que se deixa de ganhar ao optar por uma opção em detrimento de outra. Esse é o sentido da escassez que embasa o custo de oportunidade.
A administração do tempo segue a mesma regra: o ideal é escolher o tipo de projeto e as atividades que têm um maior potencial de ganho. Em todo caso, uma possível mudança de planos pode ser proveitosa, desde que a nova opção da aplicação do seu tempo consiga trazer chances de melhores resultados e supere os anteriores.
Gestão de tempo: faça planejamentos realistas
Outra providência que pode ser tomada para que o dia renda da melhor forma é traçar um planejamento realista.
Há sempre o risco de deixarmos tarefas no meio do caminho ou de produzir resultados de baixa qualidade — como tratar de uma negociação com pouco aprofundamento e tomar decisões pouco assertivas.
É necessário, então, ter um planejamento adequado e realista dos seus afazeres. Liste compromissos e tudo o que precisa ser feito de maneira a organizar bem a agenda.
Defina prioridades
Trabalhar em um ritmo frenético, sem tempo de qualidade para descansar, nem sempre trará mais resultados. A tendência é que o desgaste corroa a sua produtividade.
O melhor é definir prioridades e manter a disciplina para honrá-las. Naturalmente algumas coisas urgentes podem surgir, demandando mais atenção do que o que estava previsto. De qualquer forma, respeitar horários e concentrar-se bastante nas atividades evita erros e retrabalho.
Saiba delegar tarefas
Muitos gestores e grandes executivos centralizam tudo o que podem em si mesmos. Como o tempo das pessoas é extremamente limitado, toda vez que você se compromete em fazer ou acompanhar algo de perto, isso significa que você está alocando sua atenção e energia ali. Isso quer dizer que você terá menos tempo para fazer outras coisas.
Pondere sobre o que realmente precisa de sua atenção e descentralize, com sabedoria, as tarefas que sejam mais simples — busque identificar os colaboradores que consigam realizar as atividades com tanta qualidade como você.
Estabeleça parcerias
Assim como você precisa definir o que é mais importante para ser feito por você mesmo ou por outras pessoas, sua empresa também pode se beneficiar com a concentração de recursos em suas principais atividades.
Saber muito bem qual é o seu core business te ajuda a identificar onde colocar mais energia e quais são as atividades que podem ser feitas por outras empresas. Avalie se há alguma coisa que seu negócio tem feito e que não seja muito o seu foco.
Ao terceirizar responsabilidades que não fazem parte do seu core business, eleja empresas que consigam entregar tudo com qualidade e que estejam devidamente regularizadas, para evitar dores de cabeça futuras.
Use a tecnologia a seu favor
Temos à nossa disposição ferramentas que atingem um nível de automação extremamente interessante. Com elas, podemos diminuir o tempo gasto em atividades manuais minimizar o risco de falhas. Por isso, identifique soluções que tragam automação para o seu negócio.
Algumas ideias — como cloud computing e softwares que utilizam a mobilidade para entregar resultados — fornecerão muito mais dinamismo e agilidade para você. Tudo isso significa melhores números para a sua empresa no final de cada mês.
Unindo a ideia de automação com a mobilidade de soluções é possível trazer alguns bons exemplos que podem deixar a rotina de trabalho bem mais prática e objetiva — sincronizar a caixa de e-mails com o celular para ter as mensagens sempre atualizadas e realizar a troca de documentos é uma dessas possibilidades.
Outros bons exemplos são o já conhecido Google Drive, em que é possível concentrar vários tipos de informações e documentos e também o Office 365. Este último é uma solução que oferece a possibilidade de contratação de aplicativos por assinatura e que é compatível com mais de uma plataforma, podendo ser, inclusive, vinculado ao OneDrive e ao Skype.
Como é possível ver, a tecnologia é realmente uma grande aliada e pode potencializar a organização da rotina de qualquer executivo que esteja atento e pronto a fazer uso dos seus benefícios.
Se você gostou da dicas sobre como fazer uma gestão do tempo de maneira acertada, continue aprendendo com os demais conteúdos do nosso blog sobre gestão estratégica e tecnologia.
