Você sabe o que é KPI? Se você vem buscando formas de fazer a sua empresa crescer, melhorar seus resultados e elevar o nível do desempenho da sua gestão, mais cedo ou mais tarde, acabará se deparando com esse conceito.
Para que você não perca mais tempo e consiga entender tudo que precisa de uma só vez, elaboramos este artigo bem objetivo e de fácil compreensão. Assim, você já poderá começar a aplicar esse conceito o quanto antes no seu negócio.
Afinal, o que é KPI?
Trata-se de um acrônimo inglês, que significa Key Performance Indicator, e que podemos traduzir para “indicador-chave de desempenho.”
Esses indicadores são definidos pelo gestor para medir a performance de variados projetos dentro de uma empresa. A partir deles, é possível buscar melhorias para alcançar o objetivo traçado.
A sua utilização é mandatória dentro das grandes e médias corporações, e as pequenas estão cada dia mais convencidas do seu uso. O motivo disso é que os KPIs são a melhor forma de manter a comunicação aberta entre todos os colaboradores e mantê-los alinhados no mesmo propósito.
Como cada negócio tem suas particularidades e necessita de uma avaliação específica, naturalmente acaba existindo uma grande variedade de KPIs — e eles devem ser desenvolvidos conforme cada caso.
Usando KPIs na prática
Imagine, por exemplo, uma indústria que possui três linhas distintas de montagem. No final de todo ano, os gestores buscam saber o número total de funcionários demitidos e contratados. Esses indicadores mostrariam qual é o volume de rotatividade dos funcionários.
Sozinha, essa quantidade apurada pode não dizer muita coisa, mas, se compararmos o volume de contratações e demissões de cada uma das linhas com o total de trabalhadores do próprio setor, conseguiremos identificar um percentual de rotatividade em cada linha de montagem.
Esse percentual é um verdadeiro KPI e pode identificar facilmente onde existe mais estabilidade de funcionários e onde há uma maior necessidade de troca de pessoal.
Dessa forma, conseguimos detectar problemas, como um supervisor com dificuldades na gestão do seu pessoal, uma política de salários que esteja desequilibrada ou mesmo a necessidade da reavaliação das condições de trabalho de um setor específico.
Outro caso prático pode ser a avaliação do estoque de uma loja. Se constatássemos que existe, normalmente, uma sobra de 150 exemplares de um determinado produto em estoque, você não suspenderia por um tempo a compra desses itens?
E se você souber que esse produto, em especial, tem uma das melhores margens de lucratividade da loja e que a sobra de 150 unidades representa somente 0,3% do volume médio de venda por mês? A situação muda bastante, não é mesmo?
Inteligência de negócio
A grande vantagem de se conseguir estruturar um bom KPI é exatamente poder transformar números soltos em conhecimento de negócio. Por isso, é realmente necessário que se busque entender que tipo de informação é a mais útil para a sua gestão.
Como estamos muito acostumados a olhar sempre para os mesmos indicadores, como volume de vendas, lucratividade e despesas, acabamos deixando de lado outros dados que podem ser utilizados a nosso favor.
Vários são os números que passam pelas mãos de quem desempenha o papel de gestor, mas nem todos trazem realmente o conhecimento que é relevante para que se possa tomar as decisões mais assertivas. É preciso ficar atento!
Por serem informações com um melhor nível de análise, normalmente os KPIs são apresentados em percentual. Isso ocorre porque eles acabam sendo criados a partir da comparação com outros valores.
Mas qual a importância do KPI? Que tipos existem? Como escolher o melhor para a minha empresa? Continue a leitura e descubra as respostas!
Qual a importância do KPI?
A importância do KPI está em incentivar a troca de informações entre os funcionários de todos os níveis dentro de uma organização. Com isso, os colaboradores se sentem importantes e têm a noção do quanto o seu desempenho pode ajudar ou não para o crescimento da empresa.
Além disso, com os indicadores KPI, os gestores podem analisar os números corretamente e decidir se os projetos estão caminhando de forma satisfatória, ou se é necessária uma mudança de rumo.
Qual a relação entre KPI e métrica?
Quando você lê que KPI é um medidor de desempenho, fica fácil confundi-lo com métrica. Porém, existe uma grande diferença entre os dois: a métrica é apenas a medição de algo, independentemente da importância ou do objetivo dos números a serem obtidos.
O KPI é diferente: são indicadores de suma importância e possuem objetivos claros para a melhoria do seu negócio.
Por exemplo: uma empresa de transporte pode ter como métrica o número de entregas e ter um KPI de “percentual de entregas na data prometida”. A diferença ficou clara? Enquanto um é o resultado genérico e diz pouca coisa sobre a efetividade, o outro é muito claro e específico, diretamente ligado à estratégia da empresa.
Em outras palavras, uma métrica pode se tornar um KPI no momento em que essa medição toma uma relevância dentro das estratégias do empreendimento. Em contrapartida, um KPI jamais será uma simples métrica, já que esse indicador possui valor considerável para o êxito do projeto empresarial.
Como escolher um KPI?
Sabendo que o KPI não é apenas uma métrica, então, o melhor é sempre aquele que for mais relevante para o seu projeto.
Tendo como objetivo indicar o desempenho de um trabalho, a escolha do KPI passa pela decisão de saber qual setor alavancar no momento. Entenda que, num projeto com várias etapas, escolher os indicadores errados pode trazer uma visão equivocada da situação.
Num determinado momento, você pode achar que está indo bem porque alguns indicadores estão mostrando boa performance de um setor. Contudo, esse bom desempenho pode não trazer um retorno satisfatório de fato.
Para ficar mais claro, vamos imaginar o seguinte: é como se você tivesse uma loja e escolhesse medir apenas o fluxo de entrada de clientes. O indicativo pode mostrar que é um bom fluxo, mas isso não significa necessariamente que está sendo revertido em compras ou lucros.
Portanto, se você usa o KPI apenas para o fluxo de pessoas, poderá ter a falsa impressão de que o negócio está indo muito bem. Nesse caso, a melhor alternativa seria usar, como KPI, a taxa de conversão, que indica quantas vendas foram realizadas em relação ao total de visitas que a loja recebeu.
Quais são os tipos de KPIs?
Existe uma variedade de indicadores — por isso, em uma mesma empresa, um setor pode usar diferentes tipos. Isso varia muito de acordo com os interesses de quem está buscando as análises.
De forma simplificada, podemos dividir os KPIs em três tipos.
1. KPIs primários
São os principais indicadores de performance — aqueles que os diretores e funcionários do primeiro escalão querem ver.
São centrais para o objetivo e mostram que os envolvidos estão de fato ajudando a empresa no ganho desejado.
2. KPIs secundários
São os indicadores-chave de performance para os supervisores e profissionais que acompanham de perto o andamento dos resultados e as estratégias tomadas. Por isso, esses funcionários têm a necessidade de análise mais próxima dos indicadores.
Os dados informados pelos KPIs secundários reforçam as informações passadas pelos primários. São eles que mostram para os gerentes e profissionais — que estão acima hierarquicamente — que as estratégias estão no rumo correto.
3. KPIs práticos
São os indicadores utilizados constantemente — os mais acompanhados pelos analistas e aqueles que justificam os indicadores secundários e primários.
Imagine que o diretor de uma empresa tenha uma meta para aumentar o lucro da companhia em 15%. Para isso, ele deve criar um KPI primário. Os gerentes ligados à sua diretoria deverão criar outros KPIs, que ajudarão no objetivo.
O gerente de vendas terá, como KPI, o aumento das vendas e a participação de mercado; o de controladoria, a redução de custos; o de logística, o aumento da produtividade e da eficiência nas entregas; e o de produção, a disponibilidade de produtos e a redução de desperdício.
O cumprimento de cada uma dessas metas significa o atingimento do KPI primário. Da mesma forma, os gerentes desdobrarão essas metas em outros KPIs para as suas equipes.
O que se deve considerar na escolha do melhor KPI?
1. Relevância para o negócio
O KPI ideal tem de mostrar que o seu negócio está indo bem e que o objetivo está de fato sendo alcançado. Se o seu empreendimento está crescendo de forma considerável, o KPI deve mostrar exatamente isso.
2. Disponibilidade para a aplicação
Nada mais óbvio — é verdade. Mas para que o KPI consiga mensurar algo e comece a fazer a análise correta, esse objeto ou etapa tem de estar disponível.
Você não pode medir o fluxo de entrada da loja se não entrar cliente.
3. Auxílio nas melhores escolhas
O KPI precisa indicar corretamente a hora de fazer escolhas. Dados e números são importantes, mas, como indicador de performance, o KPI também precisa indicar soluções.
4. Importância
Na área métrica e de indicadores existe vaidade. E, como um dos pecados capitais, ela atrapalha em qualquer circunstância.
Usar um KPI que mostre bons indicadores de números, sem verdadeira importância para o negócio, não é a melhor escolha.
5. Periodicidade
Como uma constante, o KPI precisa sempre ser medido. Essa periodicidade é que permite o entendimento dos dados obtidos e a representação do que funciona e do que precisa de reparos. KPIs que podem ser usados com periodicidade auxiliam melhor nas tomadas de decisões.
Neste artigo, abordamos em detalhes o que é KPI e como ele é fundamental para que a empresa informe aos seus colaboradores quais as metas principais da organização e como eles estão em relação ao cumprimento desse objetivo.
Além disso, você aprendeu que, para atingir um propósito, é importante manter a equipe envolvida e engajada, e que os indicadores não devem ser apenas um quadro com gráficos bonitos. É importante que sejam gerados planos de ações para melhorar continuamente os resultados.
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