Quando falamos de gestão de projetos em TI, existem muitos desafios que precisam ser superados para manter cada projeto no caminho delimitado e dentro do orçamento. Diversos fatores precisam ser levados em consideração para o bom andamento das atividades.
Tomando algumas precauções e tendo um bom plano em mente, você pode guiar seu projeto em direção ao sucesso. Separamos oito dicas essenciais para que seus planos tecnológicos saiam do papel e tragam ótimos resultados para a empresa.
1. Defina cuidadosamente a estrutura do projeto
A correta definição do escopo do projeto é imprescindível para que ele atenda as necessidades para o qual foi criado. Se você pular essa etapa, há um grande risco do projeto ser iniciado com diferentes expectativas por parte de todos os envolvidos, o que resultará em falhas na entrega.
Antes do início das atividades, estabeleça qual o problema a ser resolvido, os requisitos de entrega, os critérios de qualidade e as estimativas de prazos. Valide essas definições com as partes interessadas para que todos estejam alinhados sobre os resultados que o projeto precisa alcançar.
2. Desenvolva um processo padronizado
Deixar de acompanhar os processos de forma sistematizada é uma falha muito comum e que aumenta o risco associado a projetos em TI. Se não existirem padrões estabelecidos ou fases bem definidas para o andamento do projeto, não será possível medir e definir o sucesso do trabalho desenvolvido.
Uma metodologia padronizada elimina muitos problemas, que poderiam se agravar no decorrer do tempo, como equívocos na definição do escopo do projeto, das equipes responsáveis e das tarefas necessárias.
Objetivos e exigências claramente definidas para cada etapa constroem o alicerce para um plano realístico com transições eficientes entre equipes e fases do trabalho, o que resulta em uma entrega de sucesso.
3. Adote sistemas de gestão adequados
Uma vez que você tenha um fluxo de trabalho organizado, invista em tecnologias que possam fortalecê-lo. Ferramentas de gestão de projetos ajudam a centralizar as informações, aumentando a visibilidade dos dados relacionados e documentando as ações.
Na mesma linha, ferramentas de gerenciamento de cronograma são muito úteis para ajudar você a controlar o andamento das atividades e concluir projetos no prazo. A gestão de projetos está intimamente relacionada ao gerenciamento de cronogramas, por isso, vale a pena investir em uma solução que facilite este trabalho.
Quando detalhes do projeto estão espalhados por diversas planilhas, aplicativos e em caixas de entrada de emails, a probabilidade de gerar dados conflituosos, informações imprecisas e relatórios desatualizados é grande. Softwares de gestão de projetos viabilizam uma única fonte de informação, que auxilia não só a monitorar as atividades atuais, mas também a documentar de forma precisa o progresso e as lições aprendidas com os desafios, melhorando inclusive o planejamento de projetos futuros.
Esses sistemas ajudam ainda gestores de TI e líderes de equipes a visualizar facilmente em qual atividade cada pessoa está trabalhando. Com isso, é possível verificar se o projeto está evoluindo e se tarefas adicionais podem ser atribuídas. Esta visibilidade também auxilia na comunicação e mantém toda a equipe focada em uma mesma meta.
A análise constante desses dados ajuda a destacar informações importantes do projeto em tempo real, de forma que a equipe possa tomar medidas de correção imediatamente caso algo saia do planejado.
4. Priorize tarefas e estabeleça diretrizes
Gestores de projetos em TI experientes sabem que a atenção dividida ao mesmo tempo entre várias tarefas atrapalha a produtividade. A saída é eleger tarefas específicas para concentrar os esforços.
Isto envolve reduzir o número de fluxos de trabalho em execução (minimizando conflitos de prioridades de tarefas) e procurar finalizar uma etapa antes de iniciar uma nova.
5. Estabeleça cronogramas realistas
Correr para atender às metas de um projeto que está com o prazo quase vencendo pode resultar na busca por atalhos inadequados e, consequentemente, em falhas na execução da tarefa. Você pode acabar sacrificando o precioso tempo de testes, lançando um aplicativo ou instalando um sistema antes de estar com o funcionamento adequado.
Monte cronogramas com tempo suficiente para as equipes realizarem o trabalho e procure acrescentar uma margem para emergências ou mudanças necessárias que não foram previstas no planejamento. A etapa de testes também deve contar com tempo reservado para uma execução satisfatória. Mas tome cuidado para não alongar demais o prazo, pois os gastos podem aumentar além do desejado.
6. Mantenha a comunicação aberta
Um dos passos mais críticos no processo de gestão de projetos em TI é assegurar que as linhas de comunicação permaneçam abertas e fáceis de acessar. Como gestor de projetos, você será o responsável por operar essa rede de interações.
Em todas as áreas do projeto, a comunicação deve ser consistente, aberta, honesta e clara. Tenha certeza de manter contato com todos os membros que estiverem participando do projeto e se colocar à disposição para qualquer dúvida.
Assegure que todos tenham as informações necessárias para tomar decisões corretas e prosseguir com as atividades. Você também pode manter todos na mesma sintonia adotando metodologias de trabalho ágil, como o SCRUM, que utiliza reuniões diárias rápidas para alinhamento de todo o time.
7. Aceite possíveis mudanças
Incertezas são parte integrante de qualquer projeto. Por mais que o planejamento esteja bem desenvolvido, é natural que surjam algumas situações inesperadas.
O gerente de projetos em TI deve ser razoável e reconsiderar prazos e escopos incompatíveis para acomodar modificações que se mostrem necessárias para a continuidade do trabalho em desenvolvimento.
8. Cuide do orçamento
Você provavelmente vai começar seu projeto em TI com um orçamento fixo e um cronograma que contenha todas as etapas do processo de desenvolvimento.
Sempre inclua algum fundo de contingência no seu orçamento para cobrir os custos de eventuais problemas inesperados. E preste bastante atenção no ritmo das despesas.
Se você gastou 80% de suas provisões, mas criou apenas 40% do projeto, é necessária uma revisão imediata dos motivos que levaram a este cenário. Isso pode ser devido à soma de pequenas falhas, especialmente no caso de produtos e serviços com alto custo de execução.
Fazer gestão de projetos em TI exige do gestor uma capacidade de pensar em longo prazo e ter grande espírito de liderança. Para ajudá-lo ainda mais na gestão de seus projetos em TI, recomendamos conhecer quais são os segredos da liderança de sucesso em TI!
